オンライン会議室の入退室、どうしてる??

コラム

2020年夏、4日間勉強会を始めた頃のこと。受講者の方からこんな質問がありました。

「オンライン会議室に入る時や出る時…なんかこう、作法みたいなものってありますか?」

んんん?
特に気にしたことなかったな…。

質問とその背景はこんな感じでした。

普通に会議室に出入りする時って「おじぎ」や「一言」の後、なにか余韻があるじゃないですか?
見送ったり見送られたり、ニコッとしたり。
でもオンライン会議室だとそういう ”余韻” ってないですよね。。
すごく気まずく感じるんです。
退室する時は特に、どうするべきなんだろう??って焦ってしまい、かえってなかなか出られなかったり…
焦ってる自分が(ビデオオンで)見えると、さらにまた焦ってしまって…(汗)

なにかこう、作法みたいなものってありませんか?

なるほど。
確かに。

オンラインであっても「会議室」。
「人と人が会う場所」ということならば、そこにはやはりマナーはあって然るべき。
「マナーとは、人と人が気持ちよく過ごすための気づかいや思いやり」だとここでは考えみましょう。

お。それは「ソフトスキル」だ!!
(私たちが大好きな♪)
「感じ悪いなー」とか「失礼だな」と思われる行動はしないほうがいいですよね。
わざわざそうする人はいないと思います。
ですが、無意識にしている行動が「感じ悪い」「失礼だ!」と相手に思われている可能性は大いにあります。

そこで、オンライン会議室の入退室に関わるマナーとして提案したいのはこれ!!

  • きちんと「あいさつ」
  • いつもより「笑顔」で(通常の3倍ぐらい)
  • 慌てない策を講じる

「あいさつ」は基本です。コミュニケーションの基本。
オンラインだって同じです。
「こんにちは!」「よろしくお願いします」「失礼します」「ありがとうございました!」
一言でいいので元気よく!です。

次に「笑顔」。
オンラインではなかなか笑顔が笑顔に見えません。(大勢いるとなおさら)
自分の笑顔、よくよくチェックしたほうがいいですね😊

「慌てない」ための策。
初心者の方には特に、以下のステップをおススメしたいです。
(ビデオオン、マイクオンを前提にしています。…でも、お互いの顔が見えなきゃ会議になりませんよね…)

入室時

①カメラ写りとマイク・スピーカーをチェック
  これは入室前にしておきましょう。不安材料は事前になくしておくべし、です。
②笑顔の準備。いつもの3倍くらい。(カメラ写りのチェックは笑顔のチェック!)
③クリックして入室
④ビデオオン、マイクオン
⑤元気よくごあいさつ!!
 * 手の動きも加わるとベターだと思います。比べてみればなぜだかわかります。

退室時

ここも「あいさつ」が大事です。
①マイクオンにする
②あいさつの一言!とびきりの笑顔とともに。
 * そしてここでも、手も使ったほうがいいと思います。笑顔も大きくなります。
③マイクオフ、ビデオオフ
 はい、これで安心です。誰からも見えないし聞こえない状態になりました。
④落ち着いて、ゆったり「退室」ボタンをクリック

あたふたしている様子を見られる心配はありません!
ゆっくり、安心して退室できますね。

ホスト/主催者の方は、全員の退室をお見送りしてから会議室を閉じましょう。
それも「おもてなし」のひとつです。

上下関係が絡む場合、リアルとリモートでは勝手が違うかもしれません。
しかしリモート環境では、全員がビデオオンを前提とした時「見え方」として上下関係はなくなります。
全員が同じ距離感でフラットに相対しています。
ここはぜひ、気持ちもフラットに。
上に立つ皆さま、どうぞ細部にはあまりこだわらず、より深いコミュニケーション、皆が安心して参加できるコミュニケーションを目指してください。

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