皆さん、職場での会議にストレスを感じることはありませんか？
今般のオンライン会議の普及は、従来の「会議のあり方」を見直すきっかけ、会議ってなんのため？を考えさせる機会を与えてくれていると感じます。
多すぎる。長すぎる。
20数年間を過ごしたサラリーマン時代、月曜から金曜まで「必ず出席していた会議」が毎日ありました。
部門会議、チーム会議、お客様との案件会議等々で、一週間の予定が半分近く「○○会議」で埋まっていました。
中にはもちろん、重要な会議もありましたが、「出席するだけ」「聞いているだけ」「少し発言するだけ」という会議も少なくありませんでした。
会議の時間は大体が90分～120分くらい、お客様先や社外での会議となると移動時間に前後30分は必要となります。
およそ半日は会議に費やされてしまっていました。
会議の準備、移動、参加だけでほぼ一週間が埋まってしまう…そんな時期もありました。
何のための会議？
会議には色々な種類があります。
「部内定例会議」「プロジェクト進捗定例会議」など、”特別なトピックスはないけど毎週必ず開催する”という、「開催することが目的」となってしまう会議もあります。
そんな会議、本当に必要ですか？？
情報共有は大切ですが、周知すれば済むならば「回覧板」で十分。
「会議を行うことを目的にした会議」は可能な限り減らすべきです。
そもそも会議とは、参加者が意見を述べ合い、議論し、相互理解を深めた上でなんらかの合意形成に辿り着くことが目的ではないでしょうか。
皆さんはどう思われますか？
「相互理解」と「合意形成」だけを目指す
会議は「相互理解」と「合意形成」を目的にするべきです。
それだけを明確な目的と掲げるべきです。
そして、その目的に必要な人だけを招集するべきです。
立場や役割上、意見を持たない／言えない人、合意形成に関与しない人には後で「決定事項」だけを周知すれば十分なはずです。
参加意欲の湧かない会議に呼び出されて嬉しい人はいないでしょう。
オンライン会議はとにかく目が疲れます。
相手の声が聞きづらいこともあるので、耳を傾ける集中力も必要です。
なので、長時間の会議には不向きです。
長い会議ができないからこそ、効率的な運営が会議の成否を左右する鍵になります。
会議が始まってから資料の説明をするのではなく、会議の場は「意見交換」から始める。
そのために、事前に共有できる情報は予め参加者全員が目を通しておく。
合意形成に必要な情報は、参加者が各自の責任で事前に確認しておき、意見を準備して臨む。
それらは、会議に参加するにあたってのルールとして徹底しておく。
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まとめます。
以上のことは全て「リアルの会議」でも実施したほうがよいであろうことです。
全員で集まることを目的にするのをやめて、必要なメンバーが相互理解と合意形成をする場として会議を準備、運営していきましょう。
そのためには「優秀なファシリテーター」を育成することが必須です。
続きは「会議改革（2）」にお進みください。
